企业行政部如何做固定资产管理?

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传统办公资产管理存在许多老大难问题，“盘点”是其一，举一例简述。一家国内的金融企业在集团总部大楼内拥有大约5万件办公类固定资产，每年盘点一次，每次都会与采购清单和财务账目核对，当然从来都不会完全对得上号，于是“盘盈”（东西多了）、“盘亏”（东西少了）就成为这个行业的标准术语了。

企业资产管理（EAM）是一个很大的话题，并且之于重资产的制造业和轻资产的服务业相去甚远，本文所述语境皆为轻资产的服务业，且以办公资产为主，即使在制造业企业中通常也会拥有此类资产。办公资产，在国内传统财务管理上通常被列入“固定资产”的范畴，而在国外FM管理模式中则被称为FFE（Furniture,Fixtures & Equipment），直译为“家具、固定装置和办公设备”，也有时候只使用FE。

注：

1，equipment一词的词义较多，此处仅指打印机、投影仪等办公设备，而不包括空调、灯具等附属于建筑物的建筑设备（这类设备更多的是使用MEP这一专业术语）。

2，有些在财务意义上的低值易耗的物资也会被列入办公资产管理的范畴，如订书机、录音笔等常见的耐用办公用品。所以财务意义上的“固定资产 –房屋资产”并不完全等同于FM意义上的FFE的范围，只能说是大体上是对应的。

仔细分析盘盈的情况，如办公桌椅，可以发现，经过严格的采购流程进入到总部大楼内的固定资产是不可能多出来的，除非真的有员工从别的地方拿过来贡献给公司了。又同样的分析盘亏的情况，可以发现，有物业保安和监控录像把守着的公司大门，物资出门都要有签字确认的出门单的，也不可能有物资随随便便就丢失了，而且这些丢失的物资在下一次盘点时又重新冒出来了。

这些情况出现看似匪夷所思，但究其原因发现：原来是盘点的过程本身导致的问题。财务部派出的专员人手有限，于是要调动各部门的资产专员帮忙一起盘点，盘点的周期经常会长达几周甚至于两个月之久。在这个时间周期内，那些无法固定的固定资产，如办公椅、小柜子、小型办公设备等被移动了，尤其是在盘点过与还没有盘点的两个区域之间移动，导致了盘点数据的错误。另外还有盘点的记录误差。

盘点误差直接会导致所谓“帐实不符”，而且这种不符状态是常态，这又导致必须借助于定期的全面“大盘点“来进一步逼近真实的资产库存，而费时费力的“大盘点“又无法真正达到控制真实库存的境地，如此恶性循环。本文所介绍的空间思维下的资产管理模式，是解决这一问题的一个新的尝试，在适当的空间管理策略之下，能够彻底解决上述问题。

1，重新反思固定资产管理

若财务部门出于财务报表的统计而去盘点固定资产，那么在安保措施正常的情况下，实属不必。东西只是在大楼里面流转、并未丢失，并且本来财务上只是对于一般的固定资产进行等比例折旧计算，并没有进行资产价值评估，所以财务帐目上的折旧照做就是。那么资产管理到底是要管什么呢？既然固定资产是为某种特定用途而采购的，于是我们暂且只分析其促进资产被高效使用方面的价值，资产被使用的管理要素包括：谁来负责、如何负责，谁来分配、如何分配等。

2，资产由谁负责？

在大型企业中，各部门设立资产管理员是较为常见的做法，她们通常为部门秘书来兼职承担这一职责，但是她们无法真正为此负责。我们可以把固定资产按可移动性切分为几类：

（1）员工可以随身携带的小件资产，如激光笔等数码产品等，自然会交由员工全权负责；

（2）无法凭借一己之力就可以随意搬动的大件资产，如办公桌、大型办公设备等，这些一般不会出现丢失现象；

（3）介于两者之间的中型资产，如投影仪、椅子、小推柜等，它们既无法由员工来负责，也无法由资产管理员来负责。即使是公司规定要求由资产管理员来负责，她也不会负责的，因为只要出现丢失情况，她一句话就可以免责了：“我又不能时时刻刻在这里看着它，我不在的时候有人拿走了我能怎么办？”。

第三类是最容易出现“丢失”现象的、但并未真正丢失，实则其空间位置发生了变动。

3，新的思维方式：控制资产的空间位置

在传统资产管理中没有控制其空间位置这个概念，至多在资产登记时记录其所在空间位置，且很难于随着时间变迁更新其最新的位置。而在FM的概念中，控制资产的空间位置是空间管理的最基本工作范围，这种理念认为：控制了资产的位置就是控制住了资产的使用本身。因为，空间位置代表着其所处于恰当的使用场景，也即FM所创造出来的能够为员工的核心业务提供直接支持服务的工作空间，这既包括新员工入职所需要的一整套办公桌椅、垃圾桶和办公用品等（共同构成办公工作空间），也包括开一次会所需要的投影仪、白板或附加的椅子等（共同构成会议工作空间）。

FM将固定资产部署到相应的正确的工作空间之中，也即将资产放置到正确的空间位置，于是就要对资产的空间位置进行管控。我们甚或可以这样说：空间管理角度的资产管理，几乎就等同于控制资产的空间位置。这种控制，既包括资产入库初始状态时代空间位置，也包括其使用寿命周期内的不断变换的位置，及其与人员、组织机构和业务的关联关系。

4， 基于空间位置的固定资产管理模式

基于空间位置的固定资产管理模式是一个FM业界的最佳实践，五百强企业普遍采用这种模式。这种模式将固定资产的空间位置信息管理起来，并且通过设定搬迁流程来管理资产位置的变动，达到便利快速的跟踪资产的效果，使得传统上的“大盘点”不再成为繁琐沉重的工作，而是一系列的控制性的轻松的抽查任务，这可以安排在人手富余的空闲时间段内完成。甚至于在较为严格的搬迁管理流程之下可以完全无需盘点，这实际上是借助于信息化技术“告别”了固定资产的大盘点模式。

总结起来，将传统的固定资产日常管理转变为空间管理，在操作技巧上并无难度，难度在于整体上的系统化认知，企业只有基于这种认知，才有可能创造一个空间管理职能，建立一连串的流程，辅之以财务、人力资源、信息化方面的管理支持，进而才有可能告别大盘点。

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